一、检查更新的必要性
了解为何要更新 Excel 版本至关重要。新版本往往修复了旧版本的漏洞和错误，提升了软件的稳定性，确保用户在使用过程中不会因程序故障而丢失数据或影响工作效率。例如，在一些旧版的 Excel 中，可能会存在某些公式计算不准确的情况，而更新后的版本就会修正这些问题。
更新版本通常会带来新的功能。这些新功能可以极大地提高工作效率，拓展 Excel 的应用场景。比如，在最新的 Excel 版本中，增加了一些智能化的数据分析工具，能够帮助用户更快速地处理和分析大量数据。
二、不同场景下的更新方法对于 Windows 系统：
如果是通过 Microsoft 365 订阅获得的 Excel，通常会自动更新到最新版本。用户可以在“文件”菜单中选择“账户”，查看更新选项并进行手动检查更新操作。若未开启自动更新，也可以在这里开启。例如，某公司为员工统一购买了 Microsoft 365 订阅服务，员工只需定期在 Excel 中检查更新即可。
如果是一次性购买的 Excel 许可证，则需要先卸载旧版本，然后从微软官网下载安装最新版本。比如个人用户购买了 Excel 2019 许可证，当想要升级到 Excel 2021 时，就需要按照这个步骤进行操作。
对于 Mac 系统：同样可以通过 Microsoft 365 自动更新，或者从 Mac App Store 下载更新。如果是非订阅用户，也是先卸载旧版本再重新安装。
三、更新前的准备工作
备份数据是更新前最重要的准备工作。无论是工作表数据还是自定义的模板、设置等，都应提前备份。可以使用 Excel 自带的“另存为”功能，将文件保存到本地或其他安全的存储位置。
另外，关闭不必要的程序和文件。过多的程序运行可能会导致更新过程中出现错误或冲突。确保除了 Excel 之外，只保留最基本的系统程序运行。
四、更新过程中的注意事项
保持网络连接稳定。因为无论是自动更新还是手动下载安装包，都需要从微软服务器获取数据。不稳定的网络可能导致更新失败或文件损坏。
按照提示操作。在更新过程中，会出现各种提示信息，如同意许可协议等。用户应仔细阅读并按照提示进行操作，避免误操作导致问题。
五、更新后的检查与调整
更新完成后，首次打开 Excel 可能会出现一些界面布局的变化。用户需要花些时间熟悉新的界面和功能位置。
同时，检查之前的数据是否完整导入且格式正确。有些情况下，更新可能会对数据格式产生一定影响，需要及时调整。
及时更新 Excel 版本能够让我们享受到更好的使用体验和更多的功能便利。但更新过程中也要注意各个细节，确保顺利完成更新并获得最佳效果。
